Manuál koordinátorky na pobočke

Pracovný čas – každá podľa dohody.

Doobeda – do cca. 14.00 sa venuješ hlavne odpovedaniu na maily, prihláškam a telefonovaniu. Klientom, rodičom detí, poskytuješ všetky dôležité informácie o kurzoch, o tom, ako to u nás funguje a prečo by si mali vybrať práve náš kurz. Súčasťou práce s mailami je následná evidencia klientov, platieb, úprav v rozvrhoch. Na toto používame náš vlastný informačný systém moje.freedu.sk (starší názov Fugo). Po prihlásení a zaevidovaní klientov dohaduješ na kurz vhodnú lektorku.

Doobedné hodiny sú určené aj na pohovory lektoriek a zaúčanie.

Poobede – od 14.00 začínajú chodiť lektorky a žiaci na svoje kurzy. Predtým kontroluješ učebne, či je všetko potrebné nachystané a vytlačíš potrebné materiály na kurzy (resp. brigádnička ak je ten deň a čas na recepcii) + rozvrh.
Ak lektorky, alebo žiaci potrebujú s čímkoľvek poradiť, obrátia sa na teba. Tiež prídu na osobné stretnutia aj rodičia, ktorí sa chcú poradiť s výberom najvhodnejšieho kurzu pre ich dieťa a preto potrebujú rozprávať s niekým, kto im porozumie a poskytne profesionálne všetky informácie.

Poobede sa teda venuješ hlavne ľuďom, ktorí sú osobne na pobočke. Popritom, keď je na to priestor a čas, samozrejme vybavuješ naďalej aj telefonáty a maily a riešiš rôzne tasky s lektorkami.

1. Vždy najprv riešiš aktuálny deň.

Prvým činnostiam, ktorým sa venuješ, je zabezpečenie/kontrola kurzov na daný deň. Či sa v ten deň niekto odhlásil, zrušil hodinu. Najprv vybavíš to, a potom sa venuješ ostatným činnostiam.

2. Prejdeš si maily, prihlášky. Každému rodičovi sa snažíš odpísať hneď vzápätí. Ak máš pred ním na vybavovanie iných ľudí, môžeš mu odpísať neskôr, ale najneskôr v ten daný deň, ako písal mail. (ak príde mail 17.55 a odchádzaš o 18.00, klientovi odpíšeš na ďalší pracovný deň hneď ráno.) Aj keď nemáš pre rodiča vybavený kurz (alebo  inú požiadavku, na ktorej pracuješ), musíš mu oznámiť, v akom štádiu sa jeho kurz nachádza a čo pre to robíš.

Požiadavka rodičov, alebo lektoriek, lektorov musí byť vybavená (alebo aspoň zodpovedaná) najneskôr na druhý deň od napísania mailu, alebo telefonátu! Na tomto si vo Freedu zakladáme. Pomáha to udržiavať plynulosť komunikácie, dobre vzťahy a v neposlednom rade spokojných klientov.

3. Telefonovanie s rodičmi riešiš doobeda. V poobedných časoch, kedy máš plnú recepciu (14.00-18.00) sa snažíš netelefonovať, lebo komunikuješ prioritne s rodičmi, lektorkami a žiakmi na pobočke. Koordinátorka online kurzov predovšetkým kontroluje skupiny a pripájanie lektoriek na Skype hodiny.

4. Sleduješ a máš aktualizovaný ROZVRH. Keď si pre daný deň aktualizovala rozvrh a všetko ti sedí, rozvrh môžeš vytlačiť a kontrolovať tak, či sú všetci v triedach ako majú byť. Pri online kurzoch tiež kontroluješ, či všetko v rozvrhu sedí ako má.

5. Na recepcii na pobočke
Máš prehľad kedy kurzy začínajú, či sú v triedach všetci žiaci a nikto nie je stratený po chodbách, či sú všetky lektorky v triedach a či kurzy začínajú a končia včas.
V prípade, že máš viacero „záujemcov“, ktorí s tebou chcú hovoriť, tak si ich usadíš a povieš, že ešte vybavujem túto mamičku, tohto žiaka, a že nech počkajú, čítajú si….atď. Ľudí, postupne vybavuješ. Nadviaž s nimi očný kontakt a usmej sa, nech tvoje správanie hovorí – Hneď sa Vám budem venovať.

Stráž súkromie svojich žiakov. Chce sa s tebou rodič porozprávať o problémoch jeho dieťaťa alebo iných veciach, ktoré by sa mali riešiť v súkromí a nie na recepcii pred lektorkami a žiakmi? Ak sa dá vopred, osobné stretnutia vyžadujúce súkromie si naplánuj na doobedia alebo na čas, kedy budeš mať voľnú triedu, aby mal klient zaručené súkromie.

Keď chce lektorka vybaviť niečo dôležité a príde 5 min pred začiatkom hodiny, čo by sa už mala pripravovať na hodinu, vítať sa so žiakmi, a vybavenie jej záležitosti by trvalo viac ako 5 min, tak:

• Upozorni ju, že keď chce niečo vybaviť, musí prísť nabudúce aspoň o 15 min skôr, lebo vidí sama, že tesne pred kurzami na ňu žiaľ nemáš čas a ona už má ísť učiť za chvíľu
• Môže ostať po skončení hodiny, počkať, keď sa usadia nasledujúce kurzy a potom s tebou vybaviť svoje veci.

ORGANIZÁCIA KURZOV – KOMUNIKÁCIA

1. prihlášky, maily, telefonáty, FB správy, Skype správy
2. všetky zmeny zapisuješ do moje.freedu.sk
3. obsadzovanie kurzov lektorkami a lektormi
4. aktuálne záležitosti (ochorela lektorka, zrušil sa kurz)

POHOVORY a ZAÚČANIE LEKTORIEK

1. Vedieš pohovory lektoriek pre svoje kurzy, už od pohovoru nadväzuješ vzťah s LaL (lektorkami a lektormi)
2. LaL, ktoré prejdú pohovor, majú online zaúčanie, kde ich oboznámiš s hlavnou náplňou ich práce

PLATBY

1. dátumy splatnosti – urgovať neplatičov (s Martinom)
2. úhrady – IB zapisuje Martin, hotovosť ty

AKTUALIZUJEŠ

1. moje.freedu.sk – nahlásenia, rozvrh, kontrola naplnenosť kurzov
2. rozvrh
3. pokladnička
4. Facebook (správy, suplovanie), Skype

Čo nesmie chýbať vo Freedu na pobočke (pre administratívnu posilu, zodpovedná je koordinátorka)

Musia byť vždy k dispozícii v každej triede:

1. naplnené fixky a pripravené utierky na utieranie tabule (Lamitec)
2. Freedu bloky, freedu perá (Sketch)
3. ceruzky a nejaké zvýrazňovače (Lamitec, Sevt..)
4. nádoby s vodou a poháre

Na recepcii nesmie chýbať:

1. zakladače Freedu pre kurzy
2. v zálohe baterky do hodín v triedach a na recepcii, baterky do myšiek a klávesnic
3. spinky do zošívačiek
4. obyčajná a obojstranná lepiaca páska
5. papiere v tlačiarni (Lamitec)

Čo si treba ešte všímať:

1. Mám funkčnú klávesnicu a myšku pre interný tím?
2. Mám kávu, čaje k dispozícii pre klientov?
3. Idú dobre hodiny v triedach a na recepcii? Zvyknú sa posunúť, tak cca každé 2 týždne nastaviť hodiny na správny čas.
4. Je v tlačiarni dostatok papiera?
5. Skontrolovať toalety. Či sú pred hodinami v poriadku – je tam wc papier, čisté uteráky?

Prvý dojem je dôležitý. Chceme, aby sa deti a rodičia vo Freedu cítili vítaní a v pohode a tak sa k nim všetci správame.

1. Kurzy majú svoje presné začiatky a tak buď prezenčne alebo online nachystaná ty, že ich privítaš.
2. Tiež povedz lektorke, aby s tebou čakala na recepcii a vítala si svojich žiakov (pokiaľ samozrejme neučí). Nech im aj ona ukáže triedu, a povie kde sú toalety, predstaví sa im. Bude to veľká pomoc,  aby ste si ich pri väčšom počte rozdelili. Lektorke vytlač mená detí, aby si kontrolovala kto príde a snažila sa ich zapamätať. Nachystaj jej menovky pre ňu a študentov. Tabuľky s menami a informáciami o deťoch posielaš LaL (lektorky a lektori) už pred kurzami.
3. Pri príchode na recepciu klientov pozdrav, predstav sa, oslovíš ho/ju meno,: „Dobrý deň pani Fratričová, už Vás čakáme, ja sa volám ……….., spolu sme si písali, telefonovali.“ a povieš, že ho/ju vítaš vo Freedu.
4. Ak už tam je lektorka, predstav ich navzájom. Potom žiakovi ukážeš triedu, v ktorej bude mať kurz,  povieš, kde je voda na pitie, kde je toaleta.
5. Ak treba ešte doriešiť – platbu, dohodnúť detaily, posaď si ich/ju na recepciu a vybav čo treba. Ostatných žiakov a rodičov zatiaľ môže navigovať do tried brigádnička, alebo samotná lektorka/lektor. Kurzovné by malo byť vždy zaplatené pred prvou hodinou, ale je možné, že sme sa s niekým dohodli, že bude platiť na prvej hodine.
6. Usaď ich do triedy so slovami, že veríš, že sa im bude páčiť. predstavíš sa im a že ich už prenechávaš lektorke. A lektorka už vie, čo s nimi má robiť, a má pre nich pripravené materiály.
7. Trieda musí byť pripravená pre nový kurz nasledovne – rozdelené stoly, každý musí mať na stole nachystaný svoj šanón s príslušnými materiálmi.

Naša webová stránku www.freedu.sk – je úplný základ prehľadu našich služieb. Webová stránka je tvoj sprievodca po celý čas práce vo Freedu.

Z článkov som vybrala 4 najdôležitejšie články, ale odporúčam si postupne prejsť všetky uverejnené, aby si „nasala“ Freedu atmosféru a filozofiu.

A. https://wp.freedu.sk/pomoc-potrebujeme-obcas-vsetci-doucovanie-nie-je-problem-systemu/ – rozhovor Jankou pre online časopis Heroes. Článok je o tom, ako a prečo sme vznikli a dočítaš sa v ňom aký máme pohľad na vzdelávanie.

B. https://zena.sme.sk/c/23229630/doucuje-na-prijimacky-ak-ani-po-tretom-precitani-zadania-nemate-odpoved-treba-ist-dalej.html – rozhovor s Jankou v SME

C. https://wp.freedu.sk/feedback-vsade-okolo-nas/ – článok o dôležitosti spätnej väzby vo Freedu

D. https://wp.freedu.sk/10-dovodov-preco-je-freedu-brigada-snov/ – článok od lektorky Petry, prečo je doučovanie vo Freedu – práca snov